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会議を始める前に行なうべき10の事 その1

企業の「会議」でよくあることとして、内職せざる得ない状態で会議に参加する人や、そもそも何のためにいるのか分からない人たちは「会議」に参加状態になっていない時があります。また、参加者に見知らぬ人が居て、ずっと「誰???」と思いながら会議終了とかもありえます。もうそうなると、会議内容はそっちのけですよね。そんな時に行なっておくといいことの話をします。

 

人の話し合いが中心になる場をファシリテートする時に、話を始める前に行なう「チェックイン」と呼ばれる1つの仕組みがあります。これは話し合う場への参加状態をより良いものにするために、本来話すテーマや議題とは関係ないけど、最近の環境で気になっている事や、自分の心境や状態についてや、テーマや議題に対する自分の立ち位置を伝えたりする時間です。話してよい内容の自由度が高く、初めての人には「いきなりのハードル」となってしまう可能性があるので、そもそも使うかどうかと、導入部分という意味でも丁寧に行なう必要があります。慣れている人はどういうことを話せばいいか分かるので、聴いている方は「え、ああ、その話?」とかなりますけどね。(笑)

 

以前は他の人がチェックインで話している時には言葉を挟むのは行なっていませんでした。早く本編を始めたい…とかいう想いとかもありましたし、チェックインでは気がかりを話したりしているので、自己完結が大事かなと思っていました。しかし最近ではチェックインも話し合う為に私が大事にしている「関係性の再構築」や「対話の土台」になると分かってきたので、チェックインで語られる「話」が完結するまでに必要があれば言葉を挟んで、それは質問であったり、他の人が理解できる言葉で言い換えたりということですが、「聴く」ようになりました。

 

※後付けでは有りますが、結果として対話の場の始まる前に対話の「体験」(デモンストレーションみたいなもの)をしてもらえて、場の対話で傾聴状態がよくなることがあります。

 

さて、会議で使う場合の話に戻しますが、チェックインを利用すると「会議」への参加状態がよくなります。ただし、対話とかまだまだだなぁという会議メンバーの場で、いきなりファシリテーターが登場して「チェックインしましょう!」は無謀です。軽くアウェイな状態でスタートになります。(^^;

 

だいたい普通「チェックイン」という用語はホテルに泊まることでしょうし…。なので会議の進行役が会議に参加する人が揃うまでの間に、ホワイトボードに議題内容を書いたり、アジェンダを書いたりしながら、集まり始めた参加者に対して、忙しさの状態や、会議で扱われるテーマについてどのように考えているか、どう関わっているかなどを聴いていくのがよいと思います。そしてその情報を元に、後から来た人にも声をかけてチェックインしてもらうというのがいつもの会議にファシリテーションを自然に持ち込む1つの方法だと思います。