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会議を始める前に行なうべき10の事 その2

会議を始める前に行なうべき10の事の2つ目は、会議を「場」として構成する要素「机と椅子の配置は事前に考えて配置する」ということです。


会議において椅子や机の配置はファシリテーターにとって大事とされています。それは会議における関係性を現したり、役割を与えたりする要素があるからです。よく言われるのは「ロ(ろ)の字」型や対面的に横並びににする「二(に)の字」型では相手側と距離が離れていて、対立的な配置になるからとあまり良くないという説です。確かにこの説は理論的には正しい気が私もします。実際に私も「ロの字」型はあまり使いませんが、置くべき視点は別の所にもある気がしていて、座っている人たちの普段の関係性と内容も考慮してロの字を変えるか考えています。


例えば、社内恋愛中の彼と彼女は横並びよりも対面の方が頑張るかも知れませんし、アイコンタクトを取る二人にファシリテーターもほっこり(またはリア充爆発しろ!と)なるかもですし、微笑ましい二人に場が和む…、かもです。(笑)

普通の話だと、そもそもなぜ対立しているっぽい人たちが離れて対面的な位置にいるかというと、単に安心な位置をお互いに取ったらそうなったというだけでしょう。つまり、安心な状態で会議に参加してもらうには関係性に任せた配置になるのもありなんです。以前は私もテレビで対面な離れた机でお互いに言い合うシーンを見て、机の配置が悪いよって思いましたが、これが彼らの関係性の状態で輪になってやったら、参加している人たちはさらにイライラして、気持ち悪くなるか、隣にいたらヒートアップしてつかみかかるかも…と思うようになりました。今の彼らの関係性では目的が言い合うことならいいのかなと。

少し話は逸れますが、言葉を交わしての場にも成長があります。話し手の質、聴き手の質、ファシリテーター(進行役・板書・議事録)の質、それから話し合う関係性の状態。それらは「いい感じ」になるようにしたいと感じるなら、成長させていくとよいでしょう。


さて、会議の机と椅子の配置についての話にもどりますが、場の目的に合わせて参加者が関係性上、安心な場をつくれるということは、逆に配置による混乱を使って非日常を活かした場をつくることもできるという意味でもあります。違和感がかなりでるので、会議の最初に会議の目的と、配置の意図を説明できるようにしておいた方がいいですが。(^-^;


ちなみに配置を誘導するなら、資料に名前を書いたりなどは使えます。また、目的上、ロの字以外を会議室でやりたいけど普通、ロの字に配置されてますが…、という話ですが、机がたたまれていたり、椅子が一つの机を挟むように近い位置に配置しておいても、意外に事前に整えておくと「?」は出ますが、座らないということはないので大丈夫です。ま、入ってきた人に「自由に」とか「みなさんにも考えてもらう時間があるので部署ごとに…」などアナウンスしてあげましょう。

会議室における机と椅子の配置で変化も、安心も与えられること、目的と関係性と会話の質の状況を意識するとよいこと、頭のすみにおいて、次の会議を眺めてみるのもいいですね。