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会議を始める前に行なうべき10の事 その3

会議を始める前に会議室をどこにするか迷ったり、空いているところが少なくて使い勝手が悪い会議室を予約することはありませんか?

私もできるなら使いたくない会議室はあるもので、今回は発言、議論を活発にしたいなら、なるべくなら使わない方がよい会議室の状態について挙げてみます。

 

まずは窓もなく暗い会議室。明るさと窓は気分に影響します。この会議室の活用法は懺悔したい失敗を上司や仲間に暗い気持ちで話したくて、さらになるべく何も言ってほしくない場合でしょうね。または、ダイアログ・イン・ザ・ダークのワークショップを開催するとか…。

 

次にホワイトボードがない会議室。参加者との情報の共有であり、ファシリテーターが普及してない企業では板書こそファシリテートしやすい役割です。もちろん代替えとして、静電気で壁につくホワイトボード紙を使ったり、ないことを逆手にとって、模造紙を机において、会議参加者に書いてもらうこともできます。

 

空調が変更できない部屋で暑すぎたり、寒すぎたりする会議室。完全に我慢大会になって、会議内容への集中は期待できないでしょう。どうしてもつかわなければならないなら、暑い場合は内輪、携帯扇風機、冷えたお茶など参加者への関わりと場をつくる努力をしましょう。寒い場合は、冷房対策のブランケットなどを用意したり、上着を持ってくるようにアナウンスしましょう。

 

次は壁にホワイトボードはあるけど座る椅子の位置によっては死角(だいたいは背中側にある)になるという会議室。机が大理石とか備え付けでなければ、会議室のスペースが許す限り机の角度変えるか、椅子の位置を変えてみましょう。または、ホワイトボードの使いどころを絞る方向で会議の進め方を工夫します。

 

後は飲食厳禁とか、椅子がパイプ椅子しかないとか、何かでるとか、壁が薄くて隣の会議室の声で気が散るとか、そういう会議室もなるべくは使いたくないですね。それぞれに工夫はできますが、それだったら、フリースペース、リフレッシュルーム、外の公園あたりを、活用しましょう。

 

実際に私は進捗会議を持ち運べる折り畳みホワイトボードを利用して公園でやったことあります。(笑)