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会議を始める前に行なうべき10の事 その6

今回は会議の資料の話をします。まずは出席者の手元に資料を渡すかどうかは、話し合うことを目的とした会議の視点からは極力渡さない方が良いと考えます。以前は私もしっかりとした資料をと、10枚程度の資料をホッチキスの留める位置まで考えたりしながら用意していましたが、たいてい話している内容と違うページを見ているか、まったく見ないというのをよく見かけました。せっかく用意したのに…と会議の本質と関係ないところで気分も下がってしまったり。(^-^;それでも会議で必要な資料もありますのでその場合の話をします。

 

資料作りは最近だと紙にするか、電子データにするかの選択ができます。会議の性質と出席者が普段からPCを持ち歩いているかで判断できますが、何かを資料に書きたして整理したり、資料を見ながらPC操作が必要な場合以外は、電子データの方がよいでしょう。あ、資料が1枚で収まるなら紙な方がよいですね。

 

もし、会議資料作成を依頼された新人さんなどがいたら、会議の内容と、資料の使い方は依頼者に確認してみましょう。

 

電子データの場合は、プロジェクターがない会議室なら全内容を入れたデータにしますが、プロジェクターがあるなら、プロジェクターだと視認しにくい細かいデータのページだけにしたりして枚数を減らし、PCの操作を少なくする工夫をしましょう。1ページ、1ページ確認するような会議なら大丈夫ですが、時々手元で確認するような流れだと、該当ページを探してるうちに面倒になって見なくなります。

 

紙の資料の場合は、メモ取り用のペンをファシリテーター側で用意して、紙の資料と一緒において置くとよいですね。最近はだいたいPCでメモをとるのでペンを持たない人もいますし、人間、ペンを持って紙があると何か書きたくなるので、内職なPCへの視線よりも資料に目を向けてくれやすくなります。私がよくやるしかけに、紙資料に空きを作って、【メモ欄】と書いておきます。そして、時々、メモ欄にメモを取ってもらったりも…。

 

結論として、出席者に会議への集中を促す環境を作ることになりますので、資料も工夫を楽しみながら作ってみましょう。