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オンライン会議のファシリテーションについて考えてみた

最近、社内でオンラインでの会議をファシリテーションする仕事もしていて、その中でオンライン会議での相手との場作りはオンラインの先にもファシリテーションを意識できる状態を作ると「場として成り立つ」と思うようになってきました。

場の構成要素は空間と人とテーマ、ただそれだけだけど、それぞれをつなぐものとして「共有」を手助けすること、さらに妨げるものを減らすことで「よい感じ」の場になると考えています。

その考えの元でオンライン会議を考えると、「共有」を妨げるものとして、集中する方向の違いがあると考えました。弊社は福岡にグループ会社があり、ポリコムと呼ばれるテレビ会議システムを利用した会議を行いますが、参加者として接していた頃はお互いの会議室には興味はなく、つながればよいとだけ考えていたので、会議室内の机のレイアウトに気を使うことはありませんでした。しかし、ファシリテーターとして参画した会議で相手側がこちらの参加者全員に視線を合わせられるように(※こちら側の参加者同士も視線を合わせられるように)変えてみることで、オンライン先のAさんから、こちらのBさんに声をかけることがしやすくなりました。

さらにたまたまこちらの会議室を変えなければならない事があって、相手側と同じ机の配置になったことで、映る画像の先がこちらの机とつながっているかのようにポリコムを配置したところ、まるでひとつの会議室のようになり、ファシリテーターへの集中の方向が相手側とこちら側とが同じになりフラット感がましました。これは参加者同士も感じたようで、「今日の会議はなんか一体感がありましたね」と相手側から感想をいただき、それ以降、オンラインで会議をする時の会議室はその会議室をセッティングすることにしました。

単純にうれしかったのは、相手側に「一体感」という「共有」を表す感覚を持って会議をしてくれたことでしたが、同時に場作りの意識は片側にファシリテーターがいるだけでは成り立たないのかもしれないと思いました。どうしてもオンラインでは場作りの説明もなしに相手側のことをコントロールしようとしてしまいましたが、場作りの意識を相手にも持ってもらうことが大事な要素だったことに気づかされました。

次の「共有」のポイントは場の情報の共有と感じてますが、そこはまだ試行錯誤中です。また何か気づいたら共有します。