会議を始める前に行なうべき10の事 その４

会議の準備では会議室を会議の内容にあわせて整える必要があります。今回はその整える前に私が会議室を使う前にチェックしていることをお伝えします。会議、研修、ワークショップといろいろな視点でチェックしています。

まずは現状復帰は大事なことということで、初期状態での物の配置を確認します。会社の打ち合わせですと、終了後すぐに次の会議で利用される可能性があるので、元に戻す時間を考慮してなるべくは変更しないで使えるレイアウトの会議室かを確認します。最近では会議室準備時間と、撤収を会議時間を施設予約で入れておくようにしています。

次に電源の位置と数を確認します。PCの電源、携帯の電源が切れかけて気もそぞろ…とかはつらいですし、プロジェクターを使う場合は、映す場所を考えて電源タップを用意する必要があるかどうかを考えます。

ホワイトボードは磁石があるかを確認。ホワイトボードペンはチェックしても消耗品なので、使うときにはどうなってるか分からないので、自分用のものを携帯しましょう。ホワイトボードが印刷機能を有しているなら、印刷の仕方もチェックですね。

次に空調のスイッチの位置と操作方法を確認。部屋の温度は集中力に影響するので、会議の前に時間が取れたら、私は少し涼し目に室温は調整しておきます。会議が始まったら上着を着たりする人や、脱ぐ人で場の温度も気を付けます。

スイッチといえば照明の操作も確認します。明るさ調節や部分的に消せると、プロジェクターを使う時や、ディスカッションベースなら少し照明を暗くするなど試しておきます。

サイドテーブルの有無もチェックします。配布予定の資料を置いておいたり、プロジェクターに使ったりして、会議で使う机の上にはなるべくファシリテーターの荷物を置かないようにします。

飲食可能かどうかの確認、飲食する場合なら、ティッシュや布巾の確認。後は壁の確認として、メンディングテープなどが貼れそうかどうかですね。模造紙や、付箋紙は壁に貼って共有したりしますので。

書き上げてみると、それなりに確認ポイントがありますね。多分、私が特に場作りにおいて、空間の影響力は大きいと考えているからかもです。挙げた内容はなければ使わないだけですし、無い方が工夫のしがいはあって、ワクワクしますけどね。(笑)